İlk pazarlama çalışanınızı işe alırken: ilk gün neyi devretmelisiniz?
İlk pazarlama çalışanınız başlamadan önce bütün pazarlama hesaplarını şirketin kontrolündeki hesaplara taşıyın ve her birinde doğru rolü verin. Marka kaynak dosyalarını ortak bir klasöre koyun; kime satış yaptığınızı ve şimdiye kadar neleri denediğinizi bir sayfada anlatın. Bunlar hazırsa ilk haftalar erişim ve geçmiş bilgiyi kurtarmakla değil, yeni işlerle geçer.
Devir, ilk ayı neden belirliyor?
Beş ila elli kişilik bir girişimde, ilk işe alımdan önce pazarlamayı genellikle kurucu ve ona yardımcı olan kişiler yürütür: logo için bir serbest tasarımcı, lansman için bir ajans, sosyal medya için bir stajyer. Her biri hesapları o anda elinin altındaki e-postayla açmıştır. Alan adı, kurucu ortağın kartından yenilenir; Figma dosyası tasarımcının çalışma alanındadır; Google Analytics ise kimsenin hatırlamadığı bir Gmail adresine bağlıdır.
Yeni pazarlama çalışanı, bir şey yayımlamadan önce haftalarını bu düğümü çözerek geçirebilir. Kimin neyi kurduğunu bilen kişi kurucu olduğu için bunların çoğunu o daha hızlı halledebilir. Aşağıdaki liste, işi ne kadar engellediğine göre sıralı: önce erişim, sonra dosyalar, ardından bağlam.
Hesaplar şirketin olsun, pazarlama çalışanı yönetsin
Bir sahiplik tablosu hazırlayın
Her hesap için bir satır açın: bugün kime ait, kime ait olmalı, pazarlama çalışanı hangi rolü alacak? Ortak bir tablo yeterli.
| Hesap | Bugünkü sahibi | Sahibi kim olmalı? | Pazarlama çalışanının rolü |
|---|---|---|---|
| Alan adı kayıt hizmeti ve DNS | kurucu ortak, kişisel kart | şirket hesabı | görüntüleme; siteyi yönetiyorsa DNS düzenleme |
| Web sitesi CMS’i ve barındırma | lansman ajansı | şirket hesabı | yönetici veya editör |
| Google Search Console | serbest çalışanın Gmail’i | DNS ile doğrulanmış şirket | sahip veya tam kullanıcı |
| Google Analytics 4 | kurucu | şirket hesabı | aşağıya bakın |
| Reklam hesapları (Google, LinkedIn, Meta) | kurucu | şirketin işletme hesabı | yönetici |
| E-posta platformu ve CRM | kurucu | şirket hesabı | yönetici |
| Sosyal medya profilleri | stajyer | şirket hesabı | yönetici |
| Tasarım dosyaları ve şablonlar | serbest çalışanın çalışma alanı | şirketin çalışma alanı | editör |
İki kural bu tablonun işlemesini sağlar. İlki, her hesap marketing@yourcompany.com gibi şirketin kontrolündeki bir adrese bağlı olmalı; iki faktörlü doğrulama kodlarına birden fazla kişi erişebilmeli. İkincisi, kurucu bütün hesaplarda sahip veya yönetici erişimini korumalı. Böylece pazarlama çalışanı dâhil, daha sonra ayrılan hiç kimse şirketi kendi hesaplarının dışında bırakamaz.
Eski serbest çalışanların veya ajansların hâlâ erişimi varsa kendilerine haber vererek şimdi kaldırın.
Search Console ve Google Analytics
Search Console’da sahipler, tam kullanıcılar ve kısıtlı kullanıcılar bulunur. Sahipler tam kontrole sahiptir; kişi ekleyip çıkarabilir. Tam kullanıcılar bütün verileri görebilir ve bazı işlemleri yapabilir ama kullanıcı ekleyemez. İki tür sahip vardır: doğrulanmış sahip, sahipliğini bir doğrulama öğesiyle, örneğin DNS kaydı veya sitedeki bir HTML dosyasıyla kanıtlamıştır; yetki verilmiş sahip ise doğrulanmış bir sahip tarafından eklenmiştir. Google’ın yardım sayfasına göre bütün doğrulanmış sahipler kaldırılırsa kalan kullanıcılar ve yetki verilmiş sahipler bir bekleme süresinin ardından erişimlerini kaybeder. Bu yüzden pazarlama çalışanını eklemeden önce şirketin kendisini, tercihen şirket alan adındaki bir DNS kaydıyla, doğrulanmış sahip yapın. Eski bir yükleniciyi kaldırırken onun doğrulama öğesini de silin. Google, bu öğe durduğu sürece kaldırılan bir sahibin yeniden doğrulama yapabildiğini söylüyor.
Google Analytics 4’te beş rol var. Yöneticiler (Administrator), kullanıcı yönetimi dâhil tam kontrole sahiptir. Düzenleyiciler (Editor), mülk ayarlarını tamamen yönetebilir ama kullanıcıları yönetemez. Pazarlamacılar (Marketer), kitleleri, etkinlikleri ve önemli etkinlikleri yönetebilir. Analistler (Analyst) ve görüntüleyenler (Viewer) raporlarla çalışır. Dönüşüm takibini kuracak ilk pazarlama çalışanına en az Pazarlamacı, genellikle de Düzenleyici rolü gerekir. Kullanıcıları da yönetip yönetmeyeceği sizin kararınız. Her durumda şirketin yönetici erişimini koruyun.
Gerçekten kullanabilecekleri marka dosyaları
Bir şey üretmek için marka rehberinin PDF’i yeterli değil. Kaynak dosyaları ortak bir klasörde toplayın:
- kullandığınız her sürümüyle SVG ve PNG logo dosyaları; renk değerleri de yazılı olsun;
- font dosyaları; lisansı kimin satın aldığı ve neleri kapsadığı da belirtilsin ki yeni bir kullanıcıyı kapsayıp kapsamadığını kontrol edebilesiniz;
- sunumlar, sosyal medya gönderileri ve e-postalar için düzenlenebilir şablonlar;
- her birinin kaynağı ve izin verilen kullanım biçimleriyle fotoğraflar ve illüstrasyonlar;
- varsa marka rehberi.
Marka rehberi yoksa neyin sabit olduğunu (logo, renkler, adın kullanımı) ve pazarlama çalışanının neleri değiştirebileceğini yarım sayfada anlatın.
Eksik olan şablonlarsa bu, sınırları belli bir iş. Bazı ekipler işe alımdan önce veya onunla aynı dönemde bir ana kampanya görseli ve yeniden kullanılabilir şablon seti hazırlatıyor. İçerik ve sosyal medya işlerimizde olduğu gibi, pazarlama çalışanı hazır bir setle başlayıp zamanını üretim yerine plana ayırabiliyor.
Bir sayfalık mesaj notu
Şu anda kurucunun zihninde duran bilgileri yazın. Bir sayfa, sade cümlelerle:
Lansman için bu sayfanın daha kapsamlı hâli, bir lansman mesaj evi olabilir.
- rol ve şirket türü olarak kim satın alıyor, kim son onayı veriyor;
- müşterinin kendi sözleriyle sorun; mümkünse satış görüşmelerinden veya e-postalardan doğrudan alıntıyla;
- ürün hakkında ne söylediğiniz ve yeniden markalaşma sonrasında eski ürün adı gibi, artık söylemediğiniz şeyler;
- kamuya açık kullanmanıza izin verilen kanıtlar: adının açıklanmasını kabul eden müşteriler, duyurabileceğiniz yatırımcılar;
- satış görüşmelerinde adı geçen iki veya üç rakip; her biri için nasıl farklılaştığınızı anlatan bir cümle.
Bazı kısımları yanlış çıkacak. Pazarlama çalışanı boş bir sayfadan başlamak yerine bunları test edip düzeltebilir.
Şimdiye kadar neler denendi, hangi sonuçlar alındı?
Küçük veya başarısız olanlar dâhil, bugüne kadarki bütün pazarlama çalışmalarını listeleyin: kanal, tarihler, harcanan tutar, karşılığında ne geldiği ve ham verinin nerede olduğu. “İlkbaharda altı hafta LinkedIn reklamı, iki demo talebi, hesap hâlâ açık” bilgisi, yeni çalışana herhangi bir strateji özetinden daha fazlasını anlatır.
Başarısızlıkları açıkça yazın. Bir kanalın düzgün biçimde test edildiğini bilen pazarlamacı başka bir işe geçebilir. Yalnızca “onu denedik” duyan kişi çoğu zaman yeniden test eder.
Kurucudan kısa bir brief
İlk planı pazarlama çalışanı hazırlamalı. Ama sınırları yazılı olarak bilmesi gerekiyor. İlk günden önce şu soruları yanıtlayın:
- Pazarlama bu yıl neyi ilerletmeli: satış fırsatlarını mı, kayıtları mı, işe alımı mı, bir sonraki yatırım turunu mu? Birini öncelik olarak seçin.
- Ne kadar bütçe var ve hangi dönemi kapsıyor?
- Pazarlama çalışanı neye tek başına karar verebilir, ne için sizin onayınız gerekir?
- Tarihi belli hangi işler yaklaşıyor: ürün lansmanı, konferans, ambargolu yatırım duyurusu?
- Ne sıklıkta görüşeceksiniz, hangi konularda rapor verecek?
Hangi kararları ona bırakmalısınız?
İşe başlamasından hemen önce kanalları, araçları veya ajansı onun adına seçmeyin. Zaten başlamış bir çalışma değilse, gelmesinden önceki ay büyük bir yeniden markalaşma işi başlatmayın. Devir, erişimi ve bağlamı verir. Planı yazmak ona ait.
Sık sorulan sorular
İlk pazarlama çalışanımız her hesapta yönetici olmalı mı?
İşini yapacak kadar erişimi olmalı. Çoğu araçta bu, yönetici veya editör demek. Yine de bütün hesapların sahibi şirket olsun ve genellikle kurucuda olmak üzere ikinci bir sahip veya yönetici erişimi korunsun. Böylece erişim tek kişiye bağlı kalmaz.
Search Console mülkümüz eski bir serbest çalışana ait. Ne yapmalıyız?
Alan adınızdaki DNS kaydı gibi, şirketin kontrol ettiği bir yöntemle mülkü kendiniz doğrulayın. Doğrulanmış sahip olduktan sonra serbest çalışanı kaldırabilirsiniz. Onun doğrulama öğesini de silin; Google’a göre öğe durduğu sürece kaldırılan bir sahip yeniden doğrulama yapabilir.
Pazarlama çalışanını işe almadan önce marka rehberine ihtiyacımız var mı?
Tam bir kitaba gerek yok. Kaynak dosyalar, düzenlenebilir şablonlar ve neyin sabit, neyin değiştirilebilir olduğuna dair kısa bir not yeterli. Kapsamlı rehber, çoğu zaman pazarlama çalışanının katkısıyla daha sonra hazırlanabilir.
Pazarlama çalışanı başlamadan önce kurucu ne yazmalı?
Bir sayfalık mesaj notu ile hedefi, bütçeyi, karar yetkilerini ve yaklaşan tarihleri kapsayan kısa bir brief.
Kaynaklar
- Google Search Console Help, “Managing owners, users, and permissions”: https://support.google.com/webmasters/answer/7687615 (sahip, tam kullanıcı ve kısıtlı kullanıcı hakları; doğrulanmış ve yetki verilmiş sahipler; bütün doğrulanmış sahipler kaldırıldığında kalan kullanıcıların bekleme süresinden sonra erişimlerini kaybetmesi; doğrulama öğesi durduğu sürece kaldırılan sahibin yeniden doğrulama yapabilmesi).
- Google Analytics Help, “Access and data-restriction management”: https://support.google.com/analytics/answer/9305587 (GA4’te Yönetici, Düzenleyici, Pazarlamacı, Analist ve Görüntüleyen rolleri ve her birinin yapabildikleri).