White-label tasarım partnerine brief vermek: şablon
White-label tasarım partnerine, ekip içindeki bir tasarımcıya vereceğiniz brief’i verin. Sonra işin sizde kalmasını sağlayan koşulları ekleyin: müşteriyle doğrudan temas yok, sizin dosya adlandırmanız kullanılacak, hiçbir şey dışarı çıkmadan siz inceleyeceksiniz; fontlar, kaynak dosyalar ve müşteri verileri için yazılı kurallar olacak. Gerçek bir lansmanı yeni bir partnere vermeden önce küçük, ücretli bir deneme işi yapın.
Neyi dışarıya vermeli, neyi içeride tutmalı?
Dışarıya rahat verilebilen işler, sabit bir referansa dayanan üretim işleridir: ana kampanya görselini farklı reklam formatlarına uyarlamak, onaylı metinden kaydırmalı gönderi setleri hazırlamak, e-posta modüllerini düzenlemek, bir sunumu şablona uyarlamak. Partner bunları net bir brief üzerinden yapabilir; siz de sonucu ona göre kontrol edebilirsiniz.
Üç şeyi içeride tutun. Önce müşteri ilişkisi: görüşmeleri siz yapın, geri bildirimi siz verin. İkincisi fikir; yani kampanya konsepti ve hangi yönle ilerleyeceğine dair karar. Sonuncusu da son kalite kontrolü, çünkü teslimatta sizin adınız var. Fikri de üstlenen bir partnerin genellikle müşteriyle temas kurması gerekir. O noktada iş artık white-label olmaktan çıkar.
Otomasyon işinde bunun karşılığı, tekliften önce hazırlanacak tek sayfalık kapsamdır.
Brief’te neler olmalı?
İş ve teslimat tablosu
Tek paragrafla başlayın: kampanya ne için, kime yönelik ve partner ne üretecek? Henüz adını paylaşamıyorsanız müşteriyi sektörüyle tanımlayabilirsiniz.
Ardından teslimatları, her materyal için bir satır olacak şekilde tabloya yazın: ad, format, piksel veya sayfa boyutu, adet, metnin kaynağı ve teslim tarihi. “LinkedIn tek görsel, 1200 × 1200 PNG, 6 varyasyon, metin tablonun 2. sekmesinde, teslim Çarşamba 12.00” gibi bir satır yoruma pek yer bırakmaz. “Lansman için sosyal medya materyalleri” ise her şeyi yoruma bırakır.
Marka girdileri
Marka rehberini, logo ve ana kampanya görselinin ana dosyalarını, bu müşteri için daha önce onaylanmış iki veya üç iş örneğini ve bir yapılmayacaklar listesi gönderin. Bu liste; kullanılamayacak renkleri, müşterinin reddettiği kadrajları ve hukuk ekibinin çıkardığı kelimeleri kapsar.
Dosyalar, adlandırma ve devir
Kaynak formatı (Figma, Illustrator, InDesign), renk profili dâhil dışa aktarma ayarlarını ve beklediğiniz klasör yapısını belirtin. Adlandırma kuralınızı bir dosya adı örneğiyle verin. Figma kullanıyorsanız partnerin sizin dosyanızda misafir olarak mı çalışacağını, yoksa kendi dosyasını size mi devredeceğini ve bunun ne zaman yapılacağını yazın.
Düzenlenebilir kaynakların ek iş değil, teslimatın bir parçası olduğu konusunda anlaşın.
Değerlendirme ve onay aşamaları
Kaç tur düzeltmenin dâhil olduğunu, geri bildirimin yalnızca sizden ve her turda tek bir toplu liste olarak geleceğini, iki tarafın ne kadar sürede yanıt vereceğini yazın. Sizin tarafınızda onay verecek kişiyi belirtin.
White-label koşulları
Müşterinize görünmemek
Partner müşterinizle iletişime geçmemeli, müşterinin görebildiği ortak klasörlerde yer almamalı veya dosyalara kendi adını koymamalı. Yalnızca tasarımı değil, meta verileri de kontrol edin: PDF ve tasarım dosyalarında yazar alanı ve dosyayı oluşturan kişinin adı bulunabilir. Partnerden bunları temizlemesini isteyin; iletmeden önce de kontrol edin.
Partnerin sizin yazılı izniniz olmadan işi portföyünde gösteremeyeceğini, bu iznin de kendi müşterinizle yaptığınız anlaşmaya bağlı olduğunu yazılı olarak belirleyin. Müşteriye doğrudan iş teklif edilmesini engelleyen bir madde istiyorsanız bulunduğunuz ülkede geçerli olacak metin için uzman görüşü alın.
Font ve görsel lisansları
Font ve görsel lisansları bir kişiye veya kuruluşa verilir. Dosya paylaşmadan önce bunları kontrol edin.
Marka Adobe Fonts kullanıyorsa Adobe’nin lisanslama SSS sayfasına göre fontlar müşteri işlerinde kullanılabilir. Fontların gömülü veya rasterleştirilmiş olduğu PDF ve görselleri alan müşterinin kendi lisansına ihtiyacı yoktur. Fontlarla çalışması gereken iş ortağının ise kendi lisansı gerekir; font dosyaları tasarım dosyasıyla birlikte paketlenip gönderilemez. Pratikte partnerinizin bu fontlara kendi Creative Cloud erişimi olmalı. Daha sonra kaynak dosyayı düzenleyecek müşterinin de öyle.
Bir font üreticisinden satın alınan fontlarda, dosyaları paylaşmadan önce lisansın kaç kullanıcıyı veya bilgisayarı kapsadığını okuyun. Stok görselleri partnerin hesabından değil, ajansınızın veya müşterinin hesabından alın ki lisans işle birlikte kalsın.
Müşterinin kişisel verileri
Çoğu üretim işinde kişisel veri gerekmez. Mümkün olduğunda örnek adlar ve yer tutucu fotoğraflar kullanın. İş, kişiselleştirilmiş materyaller için müşteri listesi veya ad ve fotoğraf içeren müşteri görüşleri gibi gerçek kişisel veriler içeriyorsa veri koruma hukuku devreye girer.
Birleşik Krallık GDPR’ı kapsamında ajansınız bu verileri müşteri adına veri işleyen olarak işliyorsa ICO rehberine göre müşterinin önceden verdiği özel veya genel yazılı yetki olmadan başka bir veri işleyen kullanamazsınız. Aynı veri koruma yükümlülüklerini sözleşmeyle alt veri işleyene de aktarmalısınız; onun uyumundan müşteriye karşı sorumlu kalırsınız. Herhangi bir kişisel veri partnere ulaşmadan müşteri sözleşmenizi kontrol edin.
Ücretli bir deneme işiyle başlayın
Gerçek bir lansmanı yeni bir partnere yönlendirmeden önce, takvimi kritik olmayan küçük ve gerçek bir iş için ödeme yapın. Tek bir materyal seti olsun; büyük işe nasıl brief verecekseniz aynı şekilde hazırlayın. Değerlendirmeniz yalnızca görsellere dayanmasın:
- Dosyalar adlandırma kurallarınıza ve klasör yapınıza uydu mu?
- Yapılmayacaklar listesine uyuldu mu?
- Brief net olmadığında soru mu sordular, tahmin mi yürüttüler?
- Kaynak dosyalar başka birinin devralabileceği kadar temiz miydi?
Bu yanıtlar, partnerin gerçek bir lansman takvimi altında nasıl çalışacağına dair makul bir fikir verir.
Brief şablonu
Bunu bir dokümana kopyalayın ve her iş için doldurun.
WHITE-LABEL ÜRETİM BRIEF’İ
İş referansı: [ajans iş kodu] Brief tarihi: [tarih]
Ajans sorumlusu: [ad, iletişim kanalı] Onaylayan: [ad]
Müşteri: [ad veya yalnızca sektör]
AMAÇ
[tek paragraf: kampanya ne için, kime yönelik]
TESLİMATLAR
| Materyal | Format | Boyut | Adet | Metin kaynağı | Teslim |
| | | | | | |
MARKA GİRDİLERİ
Rehber: [bağlantı]
Ana dosyalar: [bağlantı: logo, ana kampanya görseli]
Onaylı örnekler: [bağlantılar]
Yapılmayacaklar: [renkler, kadrajlar, kelimeler, düzenler]
DOSYALAR
Kaynak formatı: [Figma / Illustrator / InDesign]
Dışa aktarma: [format, renk profili, çözünürlük]
Adlandırma: [kural + bir dosya adı örneği]
Teslim klasörü: [bağlantı] Düzenlenebilir kaynaklar dâhil: evet
DEĞERLENDİRME
Dâhil olan tur sayısı: [sayı] Geri bildirim: toplu, yalnızca ajanstan
Yanıt süresi: [ajans: x saat / partner: y saat]
KOŞULLAR
Müşteriyle doğrudan temas yok. Dosyalarda veya meta verilerde partner adı yok.
Yazılı izin olmadan portföyde kullanım yok.
Fontlar: [hangi fontlar; bu iş için lisansı kim alıyor]
Görseller: [kullanılacak stok hesabı]
Kişisel veriler: [yok | açıklama + sözleşme referansı]Kampanya üretimini zaten bu şekilde çalışan bir stüdyoya devretmeyi tercih ederseniz içerik ve sosyal medya işlerimiz sizin marka rehberiniz ve dosya kurallarınız üzerinden yürüyebilir.
Sık sorulan sorular
Bir ajans tasarımı dışarıya verirken neleri içeride tutmalı?
Müşteri ilişkisini, kampanya fikrini ve hangi yönle ilerleyeceğine dair kararı, bir de son kalite kontrolünü. Boyut uyarlamaları, kaydırmalı gönderi setleri ve e-posta modülleri gibi sabit referansı olan üretim işlerini dışarıya verin.
White-label partnerimiz bizim Adobe Fonts hesabımızı kullanabilir mi?
Sizin hesabınız üzerinden kullanamaz. Adobe’nin lisanslama SSS sayfasına göre fontlara erişmesi gereken iş ortağının kendi lisansı olmalı; fontlar dosyayla birlikte paketlenip gönderilemez.
Partner müşterinin kişisel verilerini görecekse sözleşme gerekir mi?
Birleşik Krallık GDPR’ı kapsamında veriyi müşteriniz adına işliyorsanız ICO’ya göre başka bir veri işleyen kullanmadan önce müşterinin yazılı yetkisi gerekir. Aynı veri koruma yükümlülükleri de sözleşmeyle o partnere aktarılmalı. Mümkün olduğunda bunun yerine örnek veri kullanın.
Partnerin müşteriye görünmemesini nasıl sağlarız?
Doğrudan temas kurulmaması, müşterinin görebildiği klasörlere partner erişimi verilmemesi, sizin adlandırma kurallarınızın kullanılması ve herhangi bir dosya iletilmeden önce yazar alanı gibi meta verilerin kontrol edilmesiyle.
Kaynaklar
- ICO, “What needs to be included in the contract?” (Birleşik Krallık GDPR rehberi, veri sorumluları ile veri işleyenler arasındaki sözleşmeler): https://ico.org.uk/for-organisations/uk-gdpr-guidance-and-resources/accountability-and-governance/contracts-and-liabilities-between-controllers-and-processors-multi/what-needs-to-be-included-in-the-contract/ (alt veri işleyen için veri sorumlusunun önceden verdiği özel veya genel yazılı yetki gerekir; eşdeğer yükümlülükler sözleşmeyle aktarılmalı; veri işleyen alt veri işleyenden sorumlu kalır).
- Adobe Help, “Font licensing FAQs”: https://helpx.adobe.com/fonts/web/font-licensing/font-licensing.html (müşteri projelerinde kullanım; fontların gömülü veya rasterleştirilmiş olduğu dosyalar için müşteriye ayrı lisans gerekmemesi; iş ortaklarının ve düzenleme yapacak müşterilerin kendi lisansına ihtiyaç duyması; fontların devredilememesi veya dosyayla paketlenememesi).